ارزیابی ضرورت برپایی اکسپو بین المللی هنر
ارزیابی ضرورت برپایی اکسپو بین المللی هنر
قبل از تصمیم گیری برای برپایی اکسپو بین المللی ابتدا, باید چند نکته را روشن ساخت تا لزوم و ضرورت برپایی اکسپو بین المللی مشخص شود برای این کار, می بایست برای هر یک از پرسش های زیر, جواب قانع کننده ای داشته باشید
ارزیابی ضرورت برپایی اکسپو بین المللی هنر
قبل از تصمیم‌گیری برای برپایی اکسپو بین المللی؛ ابتدا، باید چند نکته را روشن ساخت تا لزوم و ضرورت برپایی اکسپو بین المللی مشخص شود. برای این کار، می‌بایست برای هر یک از پرسش‌های زیر، جواب قانع‌کننده‌ای داشته باشید:
۱- آیا برپایی اکسپو بین المللی برای کشور، جامعه هنری و عموم مردم منافعی را در بر دارد؟ (چه منافعی)؟
۲- آیا شرکت در این اکسپو برای هنرمندان و گالریها مناسب است؟
۳- آیا اهداف‌ما ازبرپایی اکسپو تحقق خواهد یافت؟
۴- آیا بازار منطقه و فرا منطقه ایی برای ارائه آثار هنری اهمیت دارد؟
۵- آیا برگزاری اکسپو بین المللی زمینه ساز تبادل فرهنگی میشود؟
۶- آیا آثار هنری ارائه شده در اکسپو در سطح استانداردهای بازارهای بین المللی هنر میباشد؟
۷- مشکلات در رابطه با بازار هنری چیست؟
۸- آیا شرکت در یک نمایشگاه بین المللی، مهمترین راه برای حل مشکلات بازار هنری است؟
۹- هدف اصلی ما از برگزاری و شرکت در این نمایشگاه چیست؟
۱۰- برپایی اکسپو برای توسعه بازار های هنری (از لحاظ سرمایه‌گذاری) تا چه حد موثر است؟
۱۱- به نمایش گذاشتن آثار هنری به شیوه‌ای موثر چه هزینه‌‌هایی را در پی خواهد داشت؟
۱۲- آیا نتایج حاصل از برپایی و شرکت در این نمایشگاه، ارزش هزینه‌ها را خواهد داشت؟
۱۳- آیا برپایی اکسپو بین المللی در راستای قوانین مملکتی است؟
اهمیت و ضرورت
نیرویی که صرف برگزاری یک اکسپو بین المللی میشود؛ بیشتر از نیرویی است که در هر فعالیت بازاریابی هنری دیگری صرف میشود.
سازمان دهندگان اکسپو به عنوان میزبان می‌کوشند تا راه را بر هنرمندان و گالریهای هنری و همچنین کلکسیونرها و خریداران بخش دولتی و خصوصی هموار سازند و با دعوت و مشارکت از هنرمندان و گالریهای هنری خارجی (حداقل ۲۰% فضای تحت پوشش نمایشگاه) آنرا گسترش دهند.
برگزارکنندگان برای معرفی نمایشگاه و جلب توجه عموم، سازمانها، اصحاب رسانه، موسسات مالی و حراجیهای بین المللی تلاشهای وسیعی به عمل می‌آورند و سعی مینماید که بتواند بیشترین تعداد از مناسب‌ترین بازدیدکنندگان را به سوی خود جلب کند و آنگاه این بازدیدها را به نتایج مطلوب منتهی سازد امری قطعی است.
اگر نمایشگاه از کیفیت خوبی برخوردار باشد، حضور عده زیادی افراد متخصص امری حتمی خواهدبود.
اکسپو بین المللی خواهد توانست بهترین امکانات را برای نفوذ به بازارهای جدید و توسعه و گسترش بازارهای پیشین برای شرکت‌کنندگان فراهم سازد. که این امر از هیچ راهی به این خوبی حاصل نخواهد شد.
اهداف برپایی اکسپو هنر:
هدف اصلی از برپایی و شرکت در اکسپو بین المللی(در کوتاه مدت یا بلندمدت) رسیدن به مقاصد فرهنگی، اجتماعی، سیاست فرهنگی، اقتصادی و افزایش فروش آثار هنری است و البته اهداف دیگری مانند ایجاد بستر ارتباطات فرهنگی و توریسم فرهنگی مورد نظر قرار می‌گیرد. اما، هدف هرچه باشد، برگزاری یک اکسپو بین المللی هنری موفق، قادر است زمینه‌های مناسبی را برای گسترش و تعمیق مناسبات سیاسی، فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی فراهم سازد.
مهمترین هدف‌ها عبارتند از:
۱- معرفی سبکها، متدها و تکنیکهای مختلف اجرای آثار هنری
۲- جذب مشتریان داخلی و خارجی و نمایندگان حراجیهای هنری در سطح بین المللی و ایجاد ارتباط با آنها
۳- اخذ سفارشات جدید و معرفی هنرمندان ایرانی
۴- ایجاد رونق در بازار عرضه آثار هنری و ایجاد رقابت خلاقانه میان هنرمندان
۵- معرفی آخرین آثار هنری هنرمندان معاصر به خریداران
۶- بالابردن روحیه و ایجاد نشاط در جامعه هنری، مشتریان و عموم جامعه
۷- تبادل فرهنگی، اطلاعات هنری، دستاوردها و تحقیقات کاربردی (در زمینه‌های تکنیکی، هنری، تجاری)
۸- شناخت رقبای بین المللی و ایجاد رقابت سالم در ارائه آثار هنری
۹- سنجش بازار آثار هنری و استفاده از فرصت‌ها برای بهینه‌سازی اقتصاد هنر
۱۰- شناسایی گرایش بهتر مشتریان و بکارگیری آن در ارائه آثار هنری آینده
۱۱- گردآوری اطلاعات جامع (بانک اطلاعاتی) از گالریها و هنرمندان فعال در عرصه ارائه آثار هنری و جمع آوری آمار و اطلاعات مربوط به بازدید کنندگان و علاقمندان هنر و آثار هنری، میزان فروش، نظر سنجی و ...
۱۲- نمایش آثار گرانقیمت هنری بصورت عمومی
۱۳- ایجاد فرصت‌های مناسب برای مشتریان و بازدیدکنندگان جهت ارائه نظرات خود و برنامه ریزی جامعه هنری
۱۴- انجام بازارسنجی و بازاریابی برای تهیه و فروش آثار هنری در داخل و خارج از کشور از طریق نمایندگان معتبر
۱۵- ایجاد بستر مناسب برای تبلیغات هنرمندان، آثار هنری و گالریها
۱۶- تولید محتوا برای خبرگزاریها و اصحاب رسانه و ایجاد اخبار فرهنگی در سطح بین المللی
۱۷- جذب توریست هنری، تبادل فرهنگی و ارز آوری برای کشور
۱۸- ارتباط موثر هنرمندان ایرانی با هنرمندان و گالریهای خارجی به جهت صادرات آثار هنری
۱۹- ایجاد ارتباط مستقیم بین هنرمندان و مشتریان و علاقه مندان آثار هنری
ایجاد کانالهای تبلیغاتی، تحقیقاتی و فروش آثار هنری هنرمندان ایرانی در کشورهای شرکت کننده در اکسپو بین المللی
۲۰- آثار هنری دیگر کشورهای شرکت کننده در اکسپو در معرض دیدار بازدیدکنندگان قرار خواهد گرفت.
۲۱- هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات بسیار کاهش خواهد یافت. منافع آن افزایش می‌یابد.
۲۲- بهترین فرصت را برای محک‌زدن آثار هنری در عرصه رقابت‌های بین المللی، در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌دهند.
۲۳- هنرمندان، گالریها و موسسات فرهنگی که تمایل دارند به بازارهای کشورهای همسایه و سایر کشورها دست یابند، به این خواسته خود نایل خواهند شد.
۲۴- شرایط را برای مذاکره (بصورت عملی) با خریداران بالقوه مهیا می‌سازد.
۲۵- برقراری ارتباط مداوم فی مابین هنرمندان، گالریها، جراید و اصحاب رسانه، رایزنیهای فرهنگی و دیگر مراکز قابل دستیابی در داخل و خارج کشور.
۲۶- دستیابی به همبستگی در جامعه هنری کشور در راستای سیاستها و موازین جاریه کشور
۲۷- ایجاد ارتباط میان پایه گذاران رشته های هنرهای تجسمی و قشر هنرجویان و هنرمندان جوان
۲۸- دستیابی به آرمان های مشترک جامعه هنری کشور و تفاهم متقابل و تبادل فرهنگی میان کشورها
۲۹- معرفی تاریخ هنر ایرانی و هنر و هنرمندان معاصر
۳۰- معرفی آداب و سنس اسلامی در آثار هنرهای آسلامی
۳۱- ایجاد فرصت برابر میان اقشار مختلف هنری در جهت ارائه و معرفی و فروش آثار هنری
مزایای برگزاری اکسپو های بین المللی هنر
۱- توسعه و گسترش صادرات آثار هنری
برای انجام صادرات آثار هنری در سطح گسترده و شناخت راه کارهای عملی اقتصاد بین المللی هنر به نتایج ذیل نایل میشویم لازم
- پیشرفت روند توسعه تجارت آثار هنری بین کشورها و توسعه ارتباطات بین المللی در زمینه هنر
- شناسایی اقتصادهای موازی و مکمل
- شناخت بازارهای صادراتی آثار هنری
- دسترسی به آمار و گزارشات تحلیلی
بدیهی است، نتایج حاصله از مشارکت در یک اکسپو بین المللی موفق در زمینه‌های انجام بازاریابی‌های هدفدار، مذاکرات تجاری، سرمایه‌گذاری‌های مشترک و... در درازمدت و برپایی مداوم اکسپو پدیدار خواهد شد.
۲- ایجاد رقابت‌های سالم داخلی و بین‌المللی
نمایشگاه بین‌المللی هنر، هنرمندان، گالریها و موسسات هنری کشورهای مختلف را در خود جمع می‌کند. از این رو، هنرمندان و موسسات هنری با مشارکت در این نمایشگاه‌ها، کوشش می کنند، آثار هنری خود را در معرض دیدار عموم قرار دهند.
می‌توان نتیجه‌گرفت، این نمایشگاه‌ها نوعی رقابت سالم را در بین هنرمندان، گالریها و موسسات هنری بوجود می‌آورندو آنان را تشویق می‌کنند تا آثار هنری خود را با درخواستهای بازارهای هنری کشورها و استانداردهای جهانی همگام سازند و امکان حضور مداوم در بازارهای هنری جهانی را کسب کنند. به این ترتیب، حضور در نمایشگاه، موجب افزایش تولید آثار هنری و ارتقاء خلاقیت و کیفیت آثار میشود.
۳- افزایش حجم مبادلات فرهنگی هنری خارجی
اکسپوهای بین المللی هنر، به منزله یک عامل برقراری ارتباط نزدیک در بین بازارهای جهان، موجب توسعه فرهنگی هنری و اقتصاد هنر کشورهایی میشود که در برگزاری آن با یکدیگر مشارکت داشته‌اند.
می‌توان گفت: نمایشگاههای بین المللی که در رشته‌های مختلف هنری در کشورهای جهان برگزار می‌گردند، از مراکز مهم توسعه و محورهای اساسی مبادلات فرهنگی هنری بین کشورها به حساب می‌آیند. زیرا این گونه نمایشگاه‌ها، به ویژه از دیدگاه صادرات آثار هنری و ارائه خدمات آموزشی و مشاوره ایی مناسب‌ترین فرصت را برای هنرمندان، گالریها و موسسات فرهنگی هنری فراهم می‌سازند تا آثار هنری خود را در معرض دیدار بازدیدکنندگان و خریداران بالقوه و بالفعل قرار دهند و برای آثار خود به نحو مناسب بازاریابی کنند و در نتیجه بازار فروش آثار خود را توسعه دهند.
۴- توسعه همکاریهای فرهنگی
در جریان و یا پس از برگزاری اکسپوهای بین المللی، غالباً قراردادهای مهم تجاری فرهنگی و نیز قراردادهای همکاری فرهنگی به امضاء میرسد که در مقیاس وسیعی بر همکاریهای فرهنگی هنری کشورها، تاثیر مثبت بر جای می‌گذارد و از طرفی باعث گسترش اقتصاد هنر در ابعادی گسترده تر از منطقه خواهد شد.
۵- افزایش سطح تولید آثار هنری
سرمایه گذاریهای مشترکی که در طول برگزاری اکسپوهای بین المللی بین موسسات مشارکت کننده، گالریها، هنرمندان و سازمانهای ذیربط صورت می گیرد؛ آغازی برای تشکیل واحدهای تولیدی کوچک و بزرگ در عرصه اقتصاد هنر در داخل کشور خواهد بود. روشن است این امر، موجب اشتغال بیشتر و درآمد افزونتر برای اقشار فرهنگی و هنری و صنایع مرتبط با آن خواهد شد.
از سوی دیگر ازدیاد هنرمندان و موسسات فرهنگی هنری در برقراری نظام فرهنگی کشورها و تثبیت هر چه بیشتر آن تاثیر زیادی خواهد داشت. در واقع، نوسانات احتمالی فرهنگی و هنری حاکم بر جامعه را متعادل خواهد نمود.
مهمترین مزایای مشارکت در اکسپوهای تخصصی هنر به شرح زیر است
۱- هدفدار بودن بازدیدکنندگان از مراجعه به نمایشگاه و پیش‌بینی آنچه که در نمایشگاه عرضه میشود.
۲- دستیابی شرکت‌کننده به خریداران بالقوه و بالفعل.
۳- بالاتر بودن ارقام معاملات در مقایسه با نمایشگاههای عمومی
۴- بازدید از نمایشگاه توسط متخصصین
۵- قدرت انتخاب بیشتر آثار نمایشی بر پایه نیازها
۶- درک واقعیات، مسئولیت‌ها و امکانات توسط خریدار و فروشنده
۷- بازاریابی هدفدار و مقرون صرفه در عرصه بین‌المللی
گفتنی است اکسپو‌ی تخصصی هنر در ابعاد بین‌المللی برگزار میشود و هزینه‌های مشارکت در این نمایشگاه به مراتب کمتر از شرکت در نمایشگاههای خارجی است.
دلایل بازدیدکنندگان از نمایشگاه بین المللی عرضه آثار هنری
مردم به دلایل مختلف به نمایشگاه می‌آیند. برخی از این دلایل عبارتند از:
- ملاقات با هنرمندان و صاحبان گالریها و نگارخانه ها برای کسب اطلاعات جدید
- دیدن آثار هنری
- آشنایی با مشخصات هنری و تکنیکی آثار
- مقایسه آثار هنرمندان از لحاظ اصالت طرح و نقش، تکنیکهای اجرا و قیمت
- دیدن یک اثر هنری خاص (که از طریق تبلیغات اکسپو درباره آن مطالبی شنیده‌اند.)
با این وصف، بازدیدکنندگان با اهداف عمده تحقیقاتی، کسب لذت بصری، ارزیابی، انتخاب و خرید به نمایشگاه مراجعه می‌کنند.
انواع بازدیدکنندگان از نمایشگاه
در یک تقسیم‌بندی کلی، بازدیدکنندگان نمایشگاه به سه دسته تقسیم می‌شوند:
۱- صددرصد علاقمند
۲- صددرصد بی‌علاقه
۳- حدوسط
از نگاهی دیگر، هر یک از گروه‌های زیر، ممکن است بازدیدکننده اکسپو باشند:
- کارمندان سازمانهای مختلف و نمایندگان موسسات مالی که از سوی شرکت یا سازمان خود به جهت خرید آثار هنری به نمایشگاه اعزام شده‌اند
- نمایندگان حراجیهای آثار هنری و کلکسیونرها (برای مطالعه و بررسی آثار و امکانات خریدهای آینده، مذاکره درباره خرید کالایی که قبلاً انتخاب کرده اند و )
- اساتید رشته های هنری، دانشجویان و هنرجویان (که مستقیماً با رشته های هنری که جزو آثار است در ارتباط هستند )
- نمایندگان موسسات هنری رقیب، عامه مردم، نمایندگان شرکتهای توریستی، مطبوعات، وزارتخانه‌ها و خبرگزاریها
- تولیدکنندگان کالاهای رقیب شما (برای استفاده از اطلاعات شما به نفع خودشان)
- و سایر افراد
آیین نامه انضباطی
رعایت شئونات اجتماعی، اخلاق و نزاکت کلیه تیم اجرایی اکسپو و شرکت کنندگان در اکسپو و پیمانکاران خدماتی
رعایت موازین و ممیزی وزارت ارشاد اسلامی توسط شرکت کنندگان در اکسپو
رعایت نظم و انظباط اجتماعی در محوطه و سالنهای اکسپو توسط تیم اجرایی، پیمانکاران خدماتی، شرکت کنندگان در اکسپو
حفظ حریم خصوصی و تجاری شرکت کنندگان در اکسپو نسبت به یکدیگر
برنامه های اجرایی اکسپو
∗ مراسم افتتاحیه و سخنرانی و تقدیر از هنرمندان شایسته کشور
∗ دوره زمانی اکسپو
∗ مراسم حراج آثار هنری
∗ برنامه ورک شاپ توسط اساتید بنام کشور و حراج اثر هنری ورک شاپ به نفع امور خیریه کشور
∗ اختتامیه و مراسم تقدیر از شرکت کنندگان و اهداء تقدیر نامه و گواهی شرکت در اکسپو
پیش بینی درآمدهای اکسپو
۱. اجاره غرفه های سر پوشیده و محوطه باز
۲. واگذاری غرفه خدمات مواد غذایی
۳. واگذاری امتیاز چاپ کتاب و تبلیغات
۴. جذب اسپانسر
۵. فروش بلیط در صورتیکه جزء سیاستهای برگزاری اکسپو باشد
۶. تبلیغات محیطی
۷. طراحی و اجرای غرفه مطابق درخواست شرکت کنندگان
۸. بسته بندی و حمل و نقل آثار ( در صورت درخواست شرکت کننده)
۹. خدمات نور پردازی و پروژکشن خارج از عرف غرفه آرایی
۱۰. اختصاص صفحات اضافی جهت شرکت کنندگان، اسپانسرها و تبلیغات درخواستی
۱۱. خدمات پکیج توریستی جهت مهمانان و شرکت کنندگان خارجی
۱۲. انجام خدمات ویزاری توریستی بازرگانی جهت شرکت کنندگان
۱۳. فروش فیلم مستند اکسپو به شبکه های تلویزیونی
۱۴. کمیسیون فروش آثار هنری در برنامه حراج آثار
پیش بینی هزینه های برگزاری اکسپو
۱. هزینه اجاره محل برگزاری اکسپو همراه با امکانات
۲. طراحی و غرفه سازی همراه با تمامی امکانات
۳. بیمه نمایشگاه با پوششهای لازم
۴. چاپ پوستر، بروشور، دفترچه راهنما، کتاب اکسپو وثبت نام مشارکت کنندگان
۵. پیمانکاران مورد نیاز جهت نظافت سالن و محوطه اکسپو، حراست و نگهبانی سالن و محوطه در ساعات کار اکسپو و ساعات تعطیل نمایشگاه
۶. چاپ کارت شناسایی، پارکینگ، دعوت نامه، نقشه و بلیط
۷. درج آگهی در نشربات داخلی و خارجی
۸. ساخت و پخش تیزرهای تبلیغاتی
۹. تهیه وب سایت اکسپو و خدمات مونیتورینگ
۱۰. هدایا و اشانتیونهای تبلیغاتی اکسپو
۱۱. اجرای مراسم افتتاحیه و اختتامیه و تهیه گزارش مستند
۱۲. هزینه های اعمال تخفیفات پلکانی بر اساس متراژهای مختلف
۱۳. هزینه های ناشی از اعمال پورسانت شرکتهای همکار جهت جلب مشارکت کننده
۱۴. هزینه های دفتری شامل تلفن، فکس، پست، حقوق و دستمزد پرسنل دائم و موقت، اقامت عوامل اجرایی در محل برگزاری اکسپو، ایاب و ذهاب، هزینه صدور ویزا جهت شرکت کنندگان خارجی، لباس فرم پرسنل، خورد و خوراک پرسنل، پذیرایی مراسم افتتاحیه
۱۵. هزینه های پیش بینی نشده معادل ۵% کل هزینه ها
۱۶. کارگزار و هزینه های گمرک
۱۷. ارسال کالا و برگشت کالا
۱۸. هزینه اجرای مراسم موسیقی در مراسم افتتاحیه ( در صورتیکه جزء برنامه در نظر گرفته شده باشد)
ساختار سازمانی تیم اجرایی اکسپو
مدیر موسسه و مدیر پروژه اکسپو بین المللی و مسئول سیاست گذاری اکسپو، مسئول اجرایی پروژه، مسئول مالی، مسئول فنی، مسئول بازار یابی، مسئول روابط عمومی و تبلیغات، مسئول تدارکات، مسئول تیم کارشناسی آثار، مسئول برگزاری حراج هنری، مسئول کنترل فیزیکی و حراست، کارشناس امور گمرکی
برنامه ها و اقدامات اجرایی قبل از شروع نمایشگاه
به منظور دقت و سهولت در انجام امور اکسپو تهیه برگه کار work sheet الزامی و روند امور بصورت ذیل انجام میگردد
تهیه پکیج اطلاعاتی و ثبت نام
۱. اطلاعات لازم جهت معرفی برگزار کننده، موضوع و اهداف برنامه
۲. شرایط ثبت نام و گروههایی که میتوانند در اکسپو شرکت نمایند
۳. برنامه زمان بندی ثبت نام و تمامی تاریخهای مهم
۴. هزینه های غرفه های سرپوشیده و باز به تفکیک متراژ و محل دارای تجهیزات و نحوه پرداخت
۵. شرایط و دستورالعملهای ارزی جهت شرکت کنندگان خارجی
۶. لیست و شرح هزینه تجهیزات اضافی
۷. شرایط جذب اسپانسر در غالب فرمهای مجزا
۸. فرم های ثبت نام
۹. شرایط سر درب نویسی غرفه ها
۱۰. درج نام و مشخصات شرکت کننده به همراه نمونه آثار و بیوگرافی و درج آگهی (در صورت درخواست اضافه) در کتاب اکسپو
۱۱. شرایط و تعرفه کارت شناسایی و کارت پارکینگ
۱۲. فرم درخواست خدمات اضافه
۱۳. فرمهای فاکتور و پکینگ Invoice & Packing list
۱۴. فرم قرارداد فی مابین برگزار کننده و شرکت کننده
۱۵. فرم خروج کالا و تسویه حساب
۱۶. فرم درخواست کارت شناسایی و پارکینگ
۱۷. فرم درخواست شرکت در حراج آثار هنری لیست آثار شرکت داده شده در حراج با مشخصات کامل
بازاریابی و فروش، حراج
۱. تهیه بانک اطلاعاتی از خریداران و بازارهای داخلی و خارجی
۲. ارسال دعوت نامه پستی، ارسال فکس و دعوت تلفنی
۳. جذب شرکتهای همکار جهت بازاریابی و فرمش و حراج آثار
۴. پیگیری مستمر اقدامات انجام شده
۵. مراجعه حضوری و مستقیم به مراکز فعال موضوع اکسپو هنری
۶. ملاقات حضوری با مسئولین سازمانها و نهادهای دولتی و رایزنیهای فرهنگی کشورهای دعوت شده و همچنین ارتباط با انجمنهای دوستی بین کشورها
تبلیغات و روابط عمومی
۱. اطلاع رسانی از طریق جراید تخصصی و محلی و جراید عمومی پرتیراژ داخلی و جراید هنری خارجی
۲. پخش آگهیهای رادیو و تلویزیونی
۳. نصب بیلبورد و بنرها در نقاط موثر
۴. فراخوان از طریق سایت رسمی اکسپو و تبلیغ در سایتهای مرتبط با اکسپو
۵. هماهنگیهای لازم جهت ورود غرفه داران و بازدیدکنندگان خارجی
انتخاب و انعقاد قرارداد با پیمانکاران و تیمهای پشتیبان و خرید خدمات مورد نیاز
۱. پیمانکاران طراحی و ساخت غرفه ها
۲. عرضه کنندگان مواد خوراکی
۳. نظافت سالن و محوطه
۴. حفاظت و امنیت محوطه و سالن
۵. راهنمایان
۶. بیمه گذار
۷. رزرو محل اقامت برای شرکت کنندگان خارجی و تیم اجرایی در صورت نیاز
۸. تهیه لباس فرم در صورت نیاز
۹. پیمانکاران امور چاپ
۱۰. سازنده تیزرهای تبلیغاتی
۱۱. مجری و عوامل افتتاحیه و اختتامیه و تهیه گزارش از اکسپو مجری حراج
۱۲. حمل کالا از خارج از کشور در صورت توافق با شرکت کنندگان خارجی
۱۳. حمل آثار به خارج از کشور و انجام امور گمرکی
۱۴. تحویل و تحول سالن جهت آماده سازی غرفه ها و ...
۱۵. استقرار تیم اجرایی و تعیین شرح وظایف هریک از پرسنل و نظارت امور اجرایی قبل از نمایشگاه
۱۶. ارسال دعوت نامه برای گروه های مرتبط با اکسپو
۱۷. غرفه سازی در سالن های اکسپو
۱۸. تحویل غرفه به شرکت کنندگان
۱۹. جلسه توجیهی و هماهنگی با شرکت کنندگان در خصوص سیاستگذاریهای اکسپو
۲۰. ورود آثار همراه با لیست کامل به سالنها و چیدمان توسط شرکت کنندگان
۲۱. انجام آخرین کنترلهای تیم اجرایی
۲۲. دعوت از مدعوین جهت شرکت در مراسم افتتاحیه و بازدید از غرفه های اکسپو
۲۳. اجرای مراسم افتتاحیه و آغاز اکسپو
برنامه های اجرایی در ایام اکسپو
کلیه اعضای تیم اجرایی میبایستی بر اساس چک لیست شرح وظایف ضمن انجام امور محوله میبایستی قبل از ساعتی قبل از باز شدن دربهای سالن اکسپو در محل کار خود حضور داشته باشند و پس از اتمام ساعت کار نمایشگاه تا تخلیه کامل مراجعه کنندگان به جهت آماده سازی سالن برای روز بعد حضور داشته و پس از تایید مسئولن سالن محل کار را ترک نمایند.
در ساعات کاری اکسپو میبایستی با متانت و خوشرویی با تقاضاها و مشکلات غرفه داران رسیدگی نموده و در راهنمایی و خوشآمد گویی مراجعه کنندگان کوشا باشند
مهمترین اقدامات اجرایی در ایام اکسپو
۱. نظارت دقیق بر ورود و خروج آثار هنری از سالن و محوطه توسط مسئولین امنیت و مدیران سالن
۲. هماهنگی جهت انجام امور حراج
۳. انعکاس خبرهای اکسپو با همانگی جراید و رادیو و تلویزیون
۴. استقبال از مقامات ارشد محلی و کشوری و همراهی آنان و تهیه گزارش تصویری
۵. تهیه گزارش تصویری از اکسپو
۶. تهیه فیلم مستند از اکسپو
۷. تهیه نمایشگاه مجازی ( عکس برداری پاناروما رندر و ... ) در سایت اکسپو
۸. انجام مصاحبه با غرفه داران و مراجعه کنندگان
۹. جمع آوری اخبار و اطلاعات مربوط به نتایج مذاکرات و توافقات غرفه داران و هنرمندان، گالریها، کلکسیونرها
۱۰. توزیع فرمهای نظر سنجی بین مراجعه کنندگان، غرفه داران و واحدهای ارائه خدمات
۱۱. نظارت بر فعالیت پیمانکاران و خدمات ارائه شده
۱۲. صدور فاکتور فروش توسط غرفه داران و صدور برگ خروج آثار با مشخصات کامل
۱۳. خروج آثار به فروش رفته با تایید مدیر سالن و مسئول حراست
۱۴. تهیه گزارش روزانه از فعالیت های انجام شده توسط عوامل اجرایی
۱۵. انجام تشریفات قانونی برگشت آثار خارجی توسط شرکت کنندگان خارجی
۱۶. تحویل کالا به مسئول حمل و نقل کالا
۱۷. اجرای مراسم اختتامیه و پایان کار اکسپو
۱۸. هماهنگیهای لازم جهت خروج آثار از سالن اکسپو و تخلیه سالن
۱۹. جمع آوری غرفه ها و سیستم های نور پردازی و ... توسط پیمانکاران
۲۰. نظافت سالن و تحویل آن
برگزاری یک اکسپو با سختیها و دشواریهای زیادی همراه است و گروهی از افراد مجرب ظرف مدت ماهها تلاش شبانه روزی سعی در به ثمر رساندن یک رویداد مهم تخصصی هنری اقتصادی دارند و برآیند تمام این تلاشها در مدت ۴ تا ۶ روز به ثمر میرسد بدیهی است جدیت در انجام کلیه موارد ذکر شده ضروری ترین مقوله اجرای یک اکسپو بین المللی موفق خواهد بود و تنها سابقه ایی که نشان دهنده تلاشهای صورت گرفته میباشد گزارشاتی از فعالیتهای انجام شده در ماهای قبل از اکسپو و در ایام اکسپو میباشد.
بعد از برگزاری اکسپو
پس از پایان برگزاری اکسپو و خروج آثار و تخلیه سالنها تسویه حساب نهایی با عوامل محل برگزاری اکسپو، پیمانکاران ارائه کننده خدمات جانبی و تیم اجرایی محل ستاد اکسپو را ترک کرده و اقدامات ضروری پس از برگزاری اکسپو در محل موسسه پیگیری میگردد.
پس از آن نتایج حاصله از اکسپو ارزیابی و بررسی میشود و در قالب گزارشها و آمار مستند تنظیم میگردد
مهمترین اقدامات در این مقطع
۱. جمع آوری، طبقه بندی، بررسی و تلخیص نتایج نظرسنجی های بعمل آمده از غرفه داران، بازدیدکنندگان و گروه های خدماتی و تیمهای اجرایی
۲. بررسی گزارشهای روزانه تیم اجرایی
۳. بررسی گزارشات جراید و رسانه ها
۴. بررسی آمار و اطلاعات مربوط به فروش آثار توسط غرفه داران
۵. بررسی بیلان درآمدهای حاصله و هزینه های اکسپو
۶. بررسی گزارشات جراید و خبرگزاریهای خارجی در خصوص اکسپو
۷. بررسی نقایص و کمبودهای اجرایی
۸. بررسی سطح خدمات ارائه شده در ایام اکسپو به غرفه داران و بازدید کنندگان
۹. اخذ نظر سنجی از مراکز دانشگاهی در خصوص اکسپو
۱۰. بازبینی گزارشهای تصویری اکسپو
۱۱. بازبینی گزارشات مراسم افتتاحیه و اختتامیه و ثبت نکات مهم آن
۱۲. استخراج نکات مثبت و منفی اکسپو از گزارشات و بررسیهای بالا و تهیه گزارش نهایی از عملکرد اکسپو
۱۳. ارسال نتایج ارزیابیهای اکسپو برای کلیه سازمانها و ارگانهای ذیربط از جمله وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی ،اتاق بازرگانی، وزارت امور خارجه، سازمان ارتباطات اسلامی و واحدهای همکار در برگزاری اکسپو
۱۴. ارسال نتایج ارزیابی های کلی برای مشارکت کنندگان
۱۵. ارسال نتایج ارزیابهای اکسپو برای مقامات محلی و کشوری که از اکسپو بازدید داشته اند.
۱۶. شروع برنامه ریزی برای توسعه اکسپوهای آتی و رفع نقایص موجود
۱۷. تقدیر و تشکر از مقامات بازدید کننده از اکسپو، رایزن فرهنگی کشورهای شرکت کننده در اکسپو و مقامهای دیپلماتیک، شرکت کنندگان در اکسپو، خریداران، سازمانهای ذیربط و تیمهای برگزار کننده اکسپو، اسپانسرها
تحقیق،تهیه و تنظیم : سید منصور ساجد SEYEDMANSOUR SAJED
دستیار تحقیق: خانم هانیه محمد باقر HANIEH MOHAMMAD BAGHER
